Algemene voorwaarden Exentra -Exentra Academy
- Algemene voorwaarden. Deze omvatten de rechten en verplichtingen die betrekking hebben op de diensten en informatie die Exentra BV, met maatschappelijke zetel te Grote Steenweg 40 te 2600 Berchem, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen met het nummer 0888770814, via haar website exentra.academy.be (hierna de website genoemd) ter beschikking stelt. Zij houden in het bijzonder de rechten en de verplichtingen in aangaande de informatie en diensten die door Exentra rechtstreeks of onrechtstreeks via de website wordt aangeboden en/of verwerkt. Zij houden tevens de betalingsvoorwaarden in voor de diensten en producten die Exentra levert, waarover meer informatie terug te vinden is op de website.
- Voorwerp en Doelstelling. De algemene doelstelling van de website is het verstrekken van algemene en specifieke informatie omtrent de producten, diensten, en activiteiten van Exentra , daarin begrepen nieuwsfeiten, evenementen en projecten die door deze laatste (mede) worden georganiseerd of waarbij zij betrokken is. Via de website verwerkt en verstrekt Exentra tevens (relevante) informatie die betrekking heeft op haar gebruikers en welke informatie hetzij Exentra zelf heeft vergaard in het kader van haar activiteiten, hetzij door de gebruikers rechtstreeks aan Exentra bv of onrechtstreeks via publieke kanalen, zoals sociale media, ter beschikking hebben gesteld.
- Inhoud van de website. Exentra besteedt uiterste zorg aan de realisatie en de update van de website, evenals aan de redactie en de verificatie van de inhoud ervan. Hoewel Exentra alles in het werk stelt opdat de inhoud van deze website zo accuraat mogelijk zou zijn, kan Exentra niet garanderen dat alle erop beschikbare informatie volledig, correct en actueel is.
De inhoud van de website, met inbegrip van de merken en logo’s van Exentra alsook de ter beschikking gestelde werken (foto’s, teksten, applicaties, …) zijn beschermd onder het intellectueel eigendomsrecht. De gebruiker verkrijgt hieromtrent een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht om deze inhoud te consulteren voor louter persoonlijk gebruik. Iedere andere vorm van reproductie, distributie en/of mededeling aan het publiek zonder voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Exentra is ten strengste verboden.
- Bescherming persoonlijke levenssfeer. Exentra hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en van uw persoonlijke gegevens, en verbindt zich ertoe om uw persoonlijke gegevens te gebruiken in overeenstemming met haar privacybeleid, beschikbaar via de website.
Exentra verwerkt met behulp van de website een aantal gegevens van gebruikers van haar website. Bepaalde informatie die door Exentra wordt verwerkt is anoniem, zoals (maar niet beperkt tot) het IP-adres van de bezoekers, de datum en de duur van de verbinding, het aantal bekeken pagina’s en de aard van deze pagina’s, het aantal bezoeken, enz.
Deze anonieme informatie wordt door Exentra alleen gebruikt voor statistische en analytische doeleinden, en is in de eerste plaats enkel dienstig om de inhoud en het functioneren van deze website voortdurend te kunnen verbeteren.
Om toegang te kunnen krijgen tot bepaalde informatie of om gebruik te kunnen maken van bepaalde diensten is het mogelijk dat u wordt gevraagd bepaalde persoonlijke informatie aan Exentra ter beschikking te stellen, zoals (maar niet beperkt tot) uw naam en e-mailadres.
Exentra garandeert u dat deze informatie slechts wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor u ze aan Exentra heeft medegedeeld. Meer bepaald zal deze informatie niet geheel of gedeeltelijk aan derden worden medegedeeld, noch zal worden afgestaan, verkocht of op een andere manier verspreid, tenzij na hiervoor uw voorafgaande (schriftelijke) toestemming te hebben verkregen.
- Toelatingsvoorwaarden. De gebruiker krijgt toegang tot en kan gebruik maken van de diensten en producten wanneer zij voldoet aan de toelatingsvoorwaarden voor de desbetreffende diensten en producten, toepassingen en/of gegevens. Exentra kan ten allen tijde autonoom en discretionair nagaan en beslissen of een gebruiker aan deze toelatingsvoorwaarden voldoet, en de door Exentra geleverde producten of diensten geheel of gedeeltelijk opschorten of stopzetten indien dit niet langer het geval is, zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op enige vorm van (schade-)vergoeding of terugbetaling vanwege Exentra .
- Aansprakelijkheid. Exentra kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de onbeschikbaarheid van de website, dan wel onvolledige of foutieve informatie, met uitzondering van fraude en/of bedrog in hoofde van Exentra die rechtstreeks kan worden toegeschreven aan deze laatste.
- Toepasselijk recht; rechtbanken. Op deze algemene voorwaarden alsook het verstrekken van diensten en de levering van producten door Exentra is uitsluitend het Belgische recht van kracht. In geval van geschil tussen partijen, zijn uitsluitend de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen (België) bevoegd om van dergelijk geschil kennis te nemen, waarbij evenwel partijen de nodige inspanningen zullen leveren om voorafgaand een minnelijke regeling te treffen.
Privacybeleid Exentra -Exentra Academy
Deze tekst beschrijft welke persoonsgebonden informatie Exentra verzamelt, hoe we er gebruik van maken, hoe we ze beveiligen en de keuzes die u kunt maken (conform de Europese GDPR wetgeving van 25 mei 2018). Als het aankomt op uw gegevens, is onze attitude heel eenvoudig. We zijn volkomen open over welke gegevens we verzamelen, hoe lang en waarom. We beschermen uw gegevens alsof het ons waardevolste bezit is. We verkopen uw gegevens niet. We respecteren uw privacy en zien het als onze plicht om de persoonlijke gegevens die u met ons wil delen te beschermen.
Welke informatie houden wij bij en waarom ?
Concreet bewaren wij het minimum aan gegevens dat nodig is om op een correcte wijze onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, contact te kunnen nemen en de facturatie te kunnen voeren. Dat houdt in: de contactgegevens van zowel ouders als kinderen, eventuele verslagen en rapporten, alsook de communicatie tussen Exentra en uzelf.
Grondslag voor de bewaring
Voor het opslaan van de persoonsgebonden informatie, die wij over onze klanten in het kader van onze activiteiten bewaren, beroepen wij ons op de notie van het “gerechtvaardigd belang”.
Men spreekt van een gerechtvaardigd belang wanneer het belang van de verantwoordelijke om de gegevens te verwerken hoger is dan het belang van de geregistreerde persoon om die gegevens niet te verwerken.
U dient in dit geval geen expliciete toelating te geven om deze gegevens te bewaren. Het gerechtvaardigd belang houdt in dat we onze dienstverlening naar u alleen kunnen uitvoeren als we de nodige gegevens daarvoor bewaren.
Direct mail
Af en toe versturen wij aan onze klanten e-mails met inhoudelijke informatie of wetenswaardigheden rondom het thema hoogbegaafdheid.
Indien u de beschreven informatie niet wenst te ontvangen kan u ons dat eenvoudig melden en wij zorgen dat u uit de mailinglijst gehaald wordt.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens ?
Wij bewaren uw gegevens levenslang, tenzij u ons vraagt, in het kader van de GDPR reglementering, om de gegevens te schrappen of om de gegevens over te dragen naar een derde partij (In de mate dat dit laatste uiteraard geen confidentialiteitsconflicten veroorzaakt).
Correctheid
We streven er naar om onze gegevens zo goed mogelijk up-to-date te houden. Mocht u merken dat wij ons toch op achterhaalde gegevens baseren, dan kan u ons dit melden.
Integriteit en Vertrouwelijkheid
De digitale opslag van alle dossiergegevens gebeurt in Navision CRM, een GDPR gecertificeerde software van Microsoft. De facturatie gebeurt via Exact Online en bevat alleen naam, adres en eventueel BTW gegevens.
De inhoudelijke gegevens van de dossiers zijn toegankelijk voor onze interne en externe medewerkers die gebonden zijn door hun deontologische geheimhouding. Al onze medewerkers zijn contractueel gebonden door een geheimhoudingsclausule.
Contact- en planningsgegevens zijn voor alle medewerkers van Exentra toegankelijk.
Toegang tot ons informaticasysteem is beschermd met een paswoord login. Medewerkers dienen dit paswoord regelmatig te veranderen.
Onze medewerkers kunnen op afstand werken. De toegang tot ons informaticasysteem van buiten onze lokalen wordt geregeld via een beveiligde VPN verbinding.
Eventuele kwaadwillige aanvallen van buiten Exentra worden d.m.v. een firewall en antivirus software geweerd.
Van alle digitale data wordt zowel intern als extern een back-up genomen zodat ook de continuïteit gegarandeerd is. De externe back-up gebeurt op servers in Europa, in een AES256 geëncrypteerde vorm zodat die, zelfs bij een diefstal, onleesbaar zijn.
Voor afgeprinte documenten geldt in heel het kantoor een clean-desk richtlijn.
Onderaannemers
Voor een aantal zaken (ICT infrastructuur, poetsen van de kantoren, boekhouding…) doen wij beroep op externe dienstverleners. Vanwege onze clean desk policy kunnen occasionele bezoekers geen afgeprinte dossiers inkijken.
De firma’s die instaan voor onze ICT noden, zijn door middel van individuele contracten gebonden aan de GDPR privacy regelgeving.
Opslaglocatie
Sommige IT diensten (Mailchimp, Microsoft OneDrive) die wij gebruiken zijn Cloud gebaseerd. Voor de gebruiker van dergelijke diensten is het niet te controleren of die Cloud diensten binnen of buiten Europa hun data opslaan. Elk van de gebruikte diensten heeft zijn dienstverlening aangepast aan de GDPR wetgeving en alle data die via hen verwerkt wordt is geëncrypteerd. De nodige certificaten daarvoor bewaren wij op kantoor en worden jaarlijks hernieuwd.